Comment suivre les forfaits de séances dans Coachigo

Coachigo tient le compte des séances que vos clients ont payées d’avance. Vous créez le forfait, et le solde se met à jour à chaque séance que vous notez. Cette fonction est réservée à Coachigo PRO.

Un carnet de suivi, pas un moyen de paiement

Aucun argent ne passe par Coachigo. Votre client vous paie comme d’habitude, et vous notez ce qu’il a réglé pour suivre les paiements au même endroit que ses séances. Coachigo n’établit aucun document comptable.

Créer un forfait

Sur la fiche du client, touchez Nouveau forfait dans la section Forfait de séances. La section apparaît en mode coach, avec Coachigo PRO. Choisissez ensuite le type :

Forfait : un nombre de séances à utiliser, par exemple 10.
Abonnement mensuel : un quota de séances Par mois. Il repart à zéro chaque mois, sans report.

Renseignez ensuite :

Nom, par exemple « 10 séances » ;
Déjà faites, pour un forfait commencé avant de le saisir dans l’app : les séances passées ne sont pas décomptées ;
Achat (ou Début pour un abonnement), et si besoin une Date limite (ou une date de Fin) ;
Clients : ajoutez-en un deuxième pour un forfait commun à un duo. Chaque séance de l’un ou de l’autre utilise une séance du forfait ;
Prix et Devise, facultatifs. Sans prix, le forfait ne suit que les séances.

Touchez Créer le forfait.

Formulaire Nouveau forfait : choix entre Forfait et Abonnement mensuel, nom, nombre de séances, déjà faites, date d'achat, client et prix

Lire le solde

La carte de la fiche affiche le nom du forfait, le nombre de séances restantes et l’avancement (« 4 sur 10 utilisées », ou « 2 sur 8 ce mois-ci » pour un abonnement), avec la date limite et l’état du paiement. Touchez-la, ou Gérer les forfaits, pour ouvrir Forfaits et paiements.

Votre client ne voit rien de tout cela, même sur un profil partagé : ni le prix, ni le solde.

Fiche d'un client, section Forfait de séances : nom du forfait, séances restantes, barre d'avancement, date limite et état du paiement

Ce qui est décompté

Une séance est décomptée quand vous l’avez notée, qu’elle contient au moins une série validée et qu’elle date du premier forfait du client ou d’après. Le statut se lit sur le détail de la séance, dans la section Forfait.

Faite sans vous, non décomptée : le client a noté sa séance de son côté. Touchez Décompter cette séance si elle doit compter.
Antérieure au forfait, non décomptée ou Aucune série validée, non décomptée : le même bouton permet de la compter quand même.
Offrir cette séance retire une séance décomptée du solde. Revenir au calcul automatique annule votre choix.

Supprimer une séance rend le crédit tout seul.

Détail d'une séance, section Forfait : Décomptée du forfait, avec le bouton Offrir cette séance

Annulation et absence

Dans l’agenda, annuler la séance d’un client qui a un forfait en cours propose deux choix :

Annuler, offerte : le solde ne bouge pas ;
Annuler, décomptée : l’annulation tardive retire une séance du forfait.

Une séance Manquée n’est jamais décomptée toute seule. Si vous voulez la compter, touchez Décompter la séance sur le créneau. Ne plus décompter annule ce choix. Le même bouton permet de compter une séance annulée sans être décomptée, par exemple par le client lui-même. Voir aussi comment reporter ou annuler une séance.

Agenda, fenêtre Annuler la séance : Décompter cette annulation du forfait ? Choix Non, Annuler, offerte et Annuler, décomptée

Suivre les paiements

Sur l’écran Forfaits et paiements, touchez le menu du forfait, puis Ajouter un paiement : Montant, Date et Moyen (Espèces, Carte, Virement, Chèque ou Autre). Le moyen sert seulement à vous souvenir de la façon dont le client vous a réglé. Un montant négatif enregistre un remboursement.

Le forfait passe alors à Payé, Paiement partiel ou Non payé, avec le reste dû. Pour un abonnement, Marquer ce mois payé note le mois en un geste. Ces deux actions demandent d’avoir saisi un prix.

Formulaire Nouveau paiement : montant, date et moyen de paiement noté, avec Espèces, Carte, Virement, Chèque ou Autre

Gérer un forfait

Le menu du forfait propose aussi :

Modifier ;
Prolonger, quand une date limite existe : +1 semaine, +2 semaines ou +1 mois, par exemple pendant une blessure ;
Corriger le solde : ajoutez des séances offertes (nombre positif) ou retirez des séances oubliées (nombre négatif), avec un motif ;
Clôturer : Terminé, Remboursé ou Arrêté. Le forfait passe dans Historique, et Rouvrir le remet en cours ;
Supprimer : le forfait et ses paiements sont retirés, les séances ne changent pas.

L’écran liste aussi les Ajustements et les Séances décomptées.

Écran Forfaits et paiements : forfait en cours avec son solde, ses paiements, ses ajustements et ses séances décomptées

Quand plusieurs forfaits s’enchaînent

Les forfaits et abonnements d’un client s’utilisent du plus ancien au plus récent : quand le premier est épuisé, le suivant prend le relais. Sans crédit, la séance n’est jamais refusée : le solde affiche par exemple « 1 séance hors crédit ». Si vous créez ensuite un nouveau forfait, il reprend ces séances.

Une date limite dépassée ne fait perdre aucune séance. Elle déclenche seulement une alerte, à vous de décider de la suite. Pour contacter le client, voir comment relancer un client.

FAQ

Mon client peut-il payer depuis l’app ?

Non. Coachigo ne reçoit aucun paiement : vous notez simplement ce que votre client vous a réglé.

Pourquoi une séance n’a-t-elle pas été décomptée ?

Ouvrez son détail : la section Forfait en donne la raison, le plus souvent Faite sans vous, non décomptée. Touchez Décompter cette séance pour la compter.

Que deviennent mes forfaits si mon abonnement PRO s’arrête ?

Ils restent consultables mais ne peuvent plus être modifiés. Voir ce que comprend Coachigo PRO.

Et si je supprime un client ?

Ses forfaits, leur historique et les montants dus restent dans la carte Anciens clients du tableau de bord.